知っトク ナビたん

Read Article

失敗しない社会人とのメール術 OBOGや企業人事への連絡に

スポンサード リンク
失敗しない社会人とのメール術 OBOGや企業人事への連絡に
この記事の所要時間: 512

就職活動を始めると増えるのが、メールのやり取り。

相手は、OBやOG、企業の人事や採用担当など、『社会人』と呼ばれる人たちです。

 

当然、マナーを守って書く必要があるのですが、あなたは大丈夫でしょうか?

学生の友達に宛てたモノとは違い、社会人に送るメールには、いくつかルールがありますよ。

 

今回は、OBやOG、企業の採用担当者など『社会人』に向けたメールの書き方について紹介します。

就活開始前に押さえておきましょう。

スポンサード リンク

 

 

たかがメール、されどメール。

 

FacebookのメッセージやTwitterのDM、LINEなど、メールの代わりとなるコミュニケーション手段が普及して数年経ちました。

今では、「友達との連絡は全てLINEで済ませる」という人もいるでしょう。

 

ですが、未だにメールは、現代における必須のコミュニケーション手段の1つであり、ビジネスパーソンの基本です。

OBやOGへのアポイントメントの取得や、企業の採用担当者へのお礼、セミナー講師への質問だけでなく、企業間のやり取りなどの改まった連絡は、全てメールが使われていますから。

 

電話で決まった話を、改めてメールで送るというのも、珍しくありません。

 

また、メールを上手に書ける人は「優秀だな」と相手に良い印象を与えることができますし、「仕事が出来る人はメールの書き方も上手」という話も良く聞きます。

逆に「たった1通のメールのせいで、上司が謝罪しに行くことになった」という話もあったり。

 

たかがメールですが、されどメール。

失敗しない、上手なメールの書き方を覚えておきましょう。

 

書き方のポイントは3つあります。

 

 

ポイント①:正しい敬語

 

まずは、正しい敬語を使いましょう。

敬語には「尊敬語(おっしゃる、いらっしゃる、〜様)」「謙譲語(〜ていただく、参る、拝見する)」「丁寧語(〜です、〜ます)」の3つが主なものですが、特に注意すべきは2点。

・尊敬語と謙譲語の混同

・二重敬語

です。

 

尊敬語と謙譲語を間違えて覚えている人が多いので、しっかり区別しておきましょう。

また「○○様もおっしゃられていましたように」という言い方をする人がいますが、これは「おっしゃる」と「られる」が二重敬語となっているため、間違い。

「○○様もおっしゃっていたように」が正しい日本語ですね。

「ご覧になられる」なども同様にNGです。

 

以下に、よくある敬語のミスについてまとめました。

【変な敬語、書いてない?】

1、「鈴木一郎さま」(メールの冒頭における、初コンタクトの相手方の名称)

正:「鈴木一郎様」

「さま」はカジュアルな表現なので、親しくない相手に使うのは適切ではない。

 

2、「日程変更の件、了解です。」

正:「日程変更の件、承知しました。」

「了解です」は打ち解けた間柄に用いる表現なので、オフィシャルなメールには不適切。

 

3、「○○様にぜひ会いたいのですが、~」

正:「○○様にぜひお目にかかりたいのですが」

 

4、「メールをもらえますか」

正:「メールをいただけますでしょうか」

相手にお願いするシチュエーションなので、しっかりと敬語を使い、丁寧に伝えましょう。

 

5、「○○さんより××の件を聞きまして、~」

正:「○○様より××の件を伺いまして」

 

6、(セミナーの講師に)「本日のセミナー、ご苦労様です。」

正:「本日のセミナー、ありがとうございました。」

「ご苦労様」は上司から部下に使う表現なので不適切。

同様に、「お疲れ様」なども身内や社内で用いる表現なので、避けるべきです。

 

7、「○○様もおっしゃられていましたように、~」

正:「○○様もおっしゃっていたように」

「おっしゃられて」は二重敬語表現なので不適切。

「ご覧になられる」なども同様にNG。

 

8、「ESを拝読いただき、ありがとうございます。」

正:「エントリーシートをご覧いただき、ありがとうございます。」

略語は避けるべきです。

また、「拝読」は謙譲語なので、相手の行動を表現するのには不適切ですね。

 

 

 

ポイント②メールを送るタイミング

 

お世話になったあとのお礼のメールはすぐ送るようにしましょう。

もちろん、いただいたメールにはなるべく早く返信するのがマストです。

 

また「遅くなってしまったから、もう送らなくてもいいか」なんてのは最悪です。

どれだけ遅くなってしまったとしても、謝罪とともにお礼の一言は必ず送りましょう。

社会人としてではなく、人として大事なことですよ。

 

 

ポイント③:基本的な書式を守る(7つのテクニック)

 

メールには書式があります。

その書式に則っていないと、とても読みづらく、また意図の伝わらないメールになってしまいます。

 

意図の伝わりにくいメールは、受け取った側からすると『とても迷惑』。

場合によってはスケジュールの調整が必要なのに、その “調整” が出来ないワケですから。

 

こちらの意図を正確に伝え、かつ相手もアクションをとりやすいメールの書き方を覚えましょう。

詳しくは以下にまとめました。

 

 

以上、『社会人』に向けたメールの書き方の紹介でした。

 

これらのポイントを知っているか知らないかで、実際のメールには大きな差が生まれます。

決して実行が難しいものではないだけに、本記事を参考にして確実にメールスキルを上げて、就職活動に生かしてください。

ソーシャルメディアの普及で気軽にコミュニケーションできるツールが増えていますが、親しき中にも礼儀あり。

基本的なことはしっかり押さえておきましょう。

Leave a Reply

*

Facebookでコメント

スポンサード リンク
Return Top