知っトク ナビたん

Read Article

実例紹介!ビジネスメールの基本のフォーマット(書き方)と7つのテクニック

スポンサード リンク
実例紹介!ビジネスメールの基本のフォーマット(書き方)と7つのテクニック
この記事の所要時間: 339

「良いビジネスメール」の条件とはなんでしょうか?

共通して言えることは『メールのフォーマットが守られていて、かつ書き手の意図や用件が明確に伝わること』。

そして、『書き手の意図や用件が明確に伝わること』です。

 

今回、私が実際に書いたメールを元に、ビジネスメールの基本の書き方と7つテクニックを紹介します。

スポンサード リンク

 

 

書式に則って書くのは、大人のマナー

 

ビジネスメールには基本的なフォーマット(書き方)があります。

用件を思いついたまま書けば良いわけではなく、宛名の書き方や名乗り方から、メールの締めくくり方や署名に至るまで、フォーマットにのっとって書くのがマナーです。

フォーマットに一度慣れてしまえば、全く苦にせず活用することができるので、できるだけ早い段階で身につけておきましょう。

 

また、書き手の意図や用件、例えば「お礼を伝えたい」「OB・OG訪問をしたい」「約束の日時を変更したい」といったことが伝わり、さらに相手にどんなアクションを起こして欲しいのかが一目でわかるように書かれていなければいれません

 

 

ビジネスメールの実例(大学のOBへ企業訪問のお願い)

 

下記に実例を書いてみました。

差出人:○○あいり

件名:OB訪問のお願い(中央大学 ○○あいり)

本文:

○○株式会社
○○ ○○様

突然のメール失礼いたします。

私は中央大学経済学部3年の○○あいりと申します。
このたびは、○○様のもとへOB訪問させていただきたく、
私の大学の先輩にあたる×× ××様より、ご連絡を紹介いただきました。

私は現在、~~を活かすことができる企業への就職を考えており、
貴社の△△のお仕事に非常に魅力を感じております。

そこでぜひ、○○様とお話しする機会をいただき、
貴社のお仕事をより深く知りたいと思っております。

もしお会いいただくことが可能でしたら、○○様のご都合の
よい日時を2,3日ほど教えていただければ幸いです。

ご多忙の中、大変恐縮ですが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。

○○あいり(Airi ○○)
中央大学経済学部3年
email: —
mobile: —

 

とても簡単なメールですが、メールを読んだ相手が困らないように、いくつか気をつける点があります。

次は、メールのフォーマットを守り、意図や用件を簡潔かつ明確に伝えるための「7つのテクニック」をご紹介します。

 

 

意図や用件を簡潔かつ明確に伝えるための「7つのテクニック」

 

  • ポイント1:差出人氏名の表示

相手にメールの送信者が誰であるかすぐわかるように、差出人表示に自分の名前を表示できるようにしましょう。

 

  • ポイント2:件名は本文の要約

メールの用件が1秒で伝わるように、件名には本文の内容の重要な点が書きましょう。

 

  • ポイント3:宛名と自分の名前

冒頭で宛名を書き、自分もどこの誰であるか名乗りましょう。

 

  • ポイント4:メールを送った背景

メールを送った動機や、連絡先を入手した経緯を書きましょう。

 

  • ポイント5:1行は35字以内

本文は読みやすいように、1行の文字を抑え、適宜改行しましょう。

だらだら長い文章は読みづらく、内容の把握に時間がかかります。

 

  • ポイント6:相手に期待するリアクション

このメールによって相手に何をしてほしいのか、きちんと明確に伝えましょう。

 

  • ポイント7:署名を入れる

文末に、自分の名前や所属、連絡先等をまとめた署名を挿入しましょう。

 

 

この7つを身につければ、メールにまつわる最低限の知識を得られたと思っていいでしょう。

あとは様々な相手とメールコミュニケーションをとる中で、あなたなりのテクニックを身につけて、メール上級者になりましょう!

 

 

▼ライター情報

『smiley :)』

Airishtokyoプロフ

スペイン〜オランダに留学していた大学生。

海外の実情を伝えるため、YOUTUBEやPODCASTでインタビューなどを通じて世界をシェアしています。

詳しいプロフィールはこちら

Leave a Reply

*

Facebookでコメント

スポンサード リンク
Return Top