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【外資式】仕事のできる人が実践している5つのワークフロー

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【外資式】仕事のできる人が実践している5つのワークフロー
この記事の所要時間: 48

あなたは『仕事が出来る人』になりたいですか?

 

もし「Yes」であれば、この記事を最後まで読んでみて下さい。

 

今回は、私が外資系企業の上司から教わった『仕事の出来る人が実践している5つのステップ』について紹介します。

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『Getting Things Done』

 

私はある日、アメリカ人上司のJamesから1冊の本を渡されました。

本のタイトルは「Getting Things Done」。

 

これは「知識労働者の仕事術」とも呼ばれ、ストレス無く生産性を高めるためのLife Hackのひとつです。

外資系の企業はもちろん、日系企業でも投資やコンサルなどの職種に勤める「仕事のできる人」たちはこの仕組みを導入し、仕事を効率的にまわしています。

 

 

仕事を円滑に回す5つのステップ

 

では、

Getting Things Doneとは、具体的にどういうものでしょうか?

 

簡単にいうと、

・自分が「やるべき仕事」に関する情報をすべてスケジュール表やシステム手帳に落とし込み

・「やるべき仕事」について考えてしまう無駄な時間を極力減らし

・スケジュールに従って目の前の仕事だけに集中

・結果的に仕事全体を効率化する

という仕組みです。

 

具体的には、以下の5ステップを一区切りとし、それを一週間など定期的に繰り返します。

 

1.収集

頭の中にある、もしくは振りあてられた「タスク」や「やらなければいけないこと」、「気になっていること(懸念や問題)」を全て書き出す。

作業中のメモ書きなども参照して、問題点を出していく。

一個ずつ一枚の紙切れに書いたら、ボックスなどある一定の場所にまとめて置いておく。

 

2.処理

1で書き出した内容について、放り込んだボックスから各リストに分類する。

分類すべきリストは大きく分けて「Yes(する)」と「No(しない)」の2つがあり、さらにその優先度や重要度を決定する。

  • Yes(する)
    • すぐやる(2分以内で出来る場合)
    • 複雑なものは行動を計画し「プロジェクト」リストに分類、計画は定期的に見直す
    • 複雑でなく、自分がやる必要の無いことは人に任せ「連絡待ち」リストへ分類
    • 複雑でないが、今する必要のないことは「カレンダー」リストへ分類
    • 複雑でなく、今すぐした方が良いことは、今着手している仕事の次に入れ「次のアクション」のリストへ分類
  • No(しない)
    • 資料としてしまうものは「資料」リストへ
    • いつかやる仕事として置いておく場合は「いつかやる」リストへ
    • やる必要の無いことは捨てて忘れる「ゴミ箱」へ

 

ちなみに、『すぐやる』2分のルールはあくまで目安です。

忙しい人はもっと短く、余裕のある人は3〜5分に設定してもOKですよ。

 

3.整理

『YES』に分類された内容について、リストを元に自身のスケジュールに予定を入れる。

スケジュール管理に使うツールは個人の自由ですが、私の場合、仕事の時間に行うことはoutlookへ、プライベートの時間に行うことはシステム手帳にと決めています。

 

スケジュールに予定として入れた後は、その予定を常に追いかけながら仕事をこなしていきます。

 

4. 見直し

スケジュール化したリストは定期的(毎朝〜毎週)に確認し、見直しが必要かどうか検討します。

自分の今の状況や状態で、その予定が達成できるかどうか?

可能ならOK、もし無理なら何か対策が必要です。

 

最低でも週1度の見直しをし、アクションやプロジェクトを評価し、新しく入った仕事などをリストに加えましょう。

 

5.実行

スケジュールの予定に沿って、仕事を順次片付けます。

スケジュールを「正」とし、他の予定は頭から追い出し、目の前の仕事に集中しましょう。

 

ちなみに、手をつける順番は人それぞれです。

やり忘れることの無いように、機械的に上から順番にやっていくのも良いですし、「簡単なもの」や「すぐ終わるもの」、「優先順位の高いもの」からやっていくのもOKです。

場合によっては、「やり忘れていたもの」から手をつけることもあるでしょう。

あなたに合った順番で、進めて下さい。

 

また、片付いたらDoneと印をつけることを勧めます。

スケジュールの進捗が一目で分かりますからね。

(outlookにはTaskツールにその機能があります)

 

 

 

以上、仕事の出来る人が実践している5つのステップでした。

 

最初は難しいかもしれませんが、慣れると仕事の効率が3倍ほどに上がります。

無駄に考えることを減らすことで、意思決定も早くなるので、管理職を目指す方にもオススメですよ。

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